Hatékony ütemterv készítése lépésről lépésre

Hatékony ütemterv készítése lépésről lépésre

Hatékony ütemterv készítése lépésről lépésre 1024 536 Cégjelző Blog

Az ütemterv elkészítése kritikus lépés a projektek megtervezése során, mégis sokszor elmarad. (Sajnos még manapság is elég gyakori a “kezdjünk bele és majd lesz valahogy hozzáállás.”) Nagyobb projekteket már nagyon régóta terveznek az emberek. Gondoljunk csak a Piramisokra, egy hadjárat megtervezésére, egy templom vagy erődítmény megépítésére. Egyik sem volt elképzelhető tervezés nélkül. Minden projekt esetén szükséges legalább egy ember, aki a projekt tervezéséért és lebonyolításáért felelős. Azonban hosszú ideig mindez ütemterv nélkül zajlott, a projektet vezető személy(ek) tudásán és tapasztalatán alapult. Csak a 20. században gyűjtötték össze és rendszerezték ezeket az informális eljárásokat, és alakították ki a tudományos formáját, melyet ma projektmenedzsmentnek nevezünk.

Az ütemterv megszületésének alapjai

Az 1900-as évek elején Frederick Taylor egy pennsylvaniai acélműben kezdte el tanulmányozni a munkások hatékonyságát. A munkások által végzett feladatokat részekre bontotta, mérések és tapasztalatok segítségével dolgozott a projektek hatékonyságának növelésén. Célja volt bizonyítani, hogy lehet jobb eredményeket elérni a “dolgozz többet és keményebben” módszeren kívül. Munkái a menedzsmenttudományok alapjainak tekinthetők.

De nézzük is, hogy mi az az ütemterv és miért fontos a részletes tervezés minden projekt megkezdése előtt.

Mi az ütemterv?

Az ütemterv egy projekt tevékenységeinek időbeli összefüggéseit mutatja be. Fontos funkciója, hogy a megvalósításban a kommunikáció hatékony eszközéül szolgáljon.

Az ütemterv legfontosabb céljai:

  • a projekt átfutási idejének meghatározása,
  • a részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjának kiszámítása,
  • az események bekövetkezési időpontjának megállapítása,
  • az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása,
  • a legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem kritikus tevékenységeknél.

Feladatok meghatározása

Az ütemterv első lépése az elvégzendő feladatok feltérképezése és részletes leírása. Ez sokat segít a tervezett feladatok alapos átgondolásában. Sok hiba már ebben a fázisban felfedezhető. 

A feladatok listáját pedig az alábbi három lépést követve írd össze.

  1. Határozd meg pontosan a feladatokat. Minden feladat tartalmát részletesen írd le. (Mit szeretnél csinálni?)
  2. Állítsd fel a feladatok logikai sorrendjét. Vizsgáld meg a feladatok egymásra épülésének szabályszerűségét. (Melyik feladat függ a másiktól és mely feladatokat lehet párhuzamosan végezni?)
  3. Határozd meg a feladatok időtartamát.

Hogyan tudod meghatározni az időtartamot?

Időtartam meghatározása

Az alapos ütemterv elkészítéséhez szükséged van a feladatok időtartamára.

Minden egyes tevékenység időtartamának meghatározásánál számos befolyásoló tényezőt kell figyelembe venned:

  • a tevékenység összetettségét,
  • a tevékenységben foglalt munkamennyiséget,
  • a tevékenységhez hozzárendelt erőforrások mennyiségét,
  • erőforrások teljesítőképességét, 
  • számos más korlátozó külső tényezőt (pl: jogszabályi környezet, határidők stb.)

Gondolom neked is feltűnt, hogy sokszor egy projekt elméleti időtartama és a gyakorlatban megvalósuló ideje között nagy különbség is előfordulhat. 🙂 

Ez nem véletlen. Mi emberek bizonyítottan rosszak vagyunk a feladatok elvégzéséhez szükséges időtartam megbecsülésében. Kutatásokkal támasztották alá, hogy jellemzően túlbecsüljük a pozitív kimenetelű események esélyét az életünkben és ezzel párhuzamosan alábecsüljük a rossz események esélyét. Természetesen mindezt nagy önbizalommal tesszük! A túlzottan optimista előrejelzések leírására Daniel Kahneman és Amos Birsky 1979-ben bevezette a tervezési fallácia (planning fallacy) kifejezést. 

Szerencsére tudunk tenni a tervezési fallácia ellen. Sőt a jelenség kezelésére létezik külön szakkifejezés is, a referenciakategória segítségével történő előrejelzés. Ezt a kifejezést Bent Flyvbjerg dán tervezési szakértő vezette be. 

Négy tipp, amivel enyhíthetsz a tervezési fallácián

  • Azonosítsd be a megfelelő referencia kategóriát. (Pl. Alkalmazás fejlesztés, házépítés)
  • Szerezd be a referencia kategória statisztikáit. (Kivitelezési idő, csúszások gyakorisága és mértéke stb.) Használd a statisztikát egy kiinduló előrejelzés létrehozásához.
  • Bontsd fel a nagyobb feladatokat kisebb részfeladatokra. (Így könnyebb meghatározni a feladat idejét.)
  • Ellenőrizd a becsült határidőket a saját és mások tapasztalatai alapján (Beszélj szakértőkkel vagy olyan munkatársakkal, akik vettek már részt hasonló projektekben.)

Teljes időtartam megbecslése

Létezik egy képlet, amivel a gyűjtött adatokra támaszkodva kiszámíthatod egy projekt és a hozzá tartozó feladatak időtartamát. 

A képlet a következő elemekből áll.

T= (O + 4xM +P) / 6
Várt idő (T) = ( Optimista időtartam (O) + 4 x A legvalószínűbb időtartam (M) + Pesszimista időtartam (P) ) / 6

Optimista időtartam: Amely alatt az adott tevékenység teljesíthető, ha a befolyásoló bizonytalansági tényezők (szakember, beszállítók, időjárás stb.) legkedvezőbb értékben következnek be.

A legvalószínűbb időtartam: Amely alatt a tevékenység általános esetben teljesíthető.

Pesszimista időtartam: Amely alatt az adott teljesítmény teljesíthető, ha a befolyásoló bizonytalansági tényezők a legkedvezőtlenebb értékben következnek be. 

Az ütemterv ábrázolása

Egy projekt időtervének kialakítása során különböző ábrázolási technikákat vehetsz igénybe.

Hálódiagram

Hálódiagramban ábrázoljuk a projektben szereplő összetett, egymással bonyolult logikai és időrendi kapcsolatban álló feladatokat és műveleteket. Az ilyen típusú diagramokban sok olyan tevékenység található, amelyek között átfedés vagy várakozás fordul elő, és az egymást nem közvetlenül követő tevékenységek között is megmutatja a logikai kapcsolatokat. A hálódiagram a legjobb választás a feladatok és tevékenységek közötti belső összefüggések ábrázolására.

Kritikus út

A leggyakoribb ábrázolási módszer a kritikus út módszer. Ez a módszer nem csak abban segít nekünk, hogy vizuálisan is láthassuk a projektet, de megmutatja, hogy melyik feladatok kritikusak a projekt határidejének szempontjából. Ez a modell viszont nem alkalmas a feladatok pontos naptári időpontjainak ábrázolására.

kritikus_út

A képen látható ábrán a sötétkék színű elemek jelölik a projekt szempontjából a kritikus feladatok. Ha valamelyik jelölt feladat később fejeződik be, az az egész projekt határidejére hatással lesz. 

Sávdiagram

A projekt pontosabb időrendiségét sávdiagramal ábrázoljuk. Ez a típusú diagram csak az egymást követő feladatok közötti átfedéseket és időbeliségüket képes ábrázolni. A nem közvetlenül egymást követő tevékenységek közötti kapcsolatok ábrázolására nem alkalmas. A részfeladatok száma 40-50 alatti és a feladatok kezdése és befejezése jól nyomon követhető. Ilyen ábrázolási módszer a Gantt-diagram. 

Gantt-diagram

Taylor munkatársa Henry Gantt az első világháború alatt az Amerikai Haditengerészetnél tanulmányozta a hadihajók építésének folyamatát és a folyamat menedzsmentjét. A hajóépítést folyamatokra és feladatokra bontotta, a feladatok végrehajtását mérte és dokumentálta, és ehhez saját maga alkotott speciális grafikonokat. Ütemtervek készítésével átlátta és elemezni tudta a hajóépítés egyes folyamatait és összefüggéseit, és így könnyebben tudta nyomon követni, hogyan halad előre az építés (terv szerint haladnak, késésben vannak stb.).

Gantt munkái előfutárai voltak több mai modern menedzsment eszköznek, többek között az erőforrásallokációnak és a WBS-nek (Work Breakdown Structure).

Mit nevezünk Gantt-diagramnak?

A Gantt-diagram a projekttervezés során alkalmazható eszköz, mely a folyamatok egymáshoz való kapcsolódását és időbeli elrendezését mutatja. A Gantt-diagram a projektek ütemezése, az időtartamok szemléletessé tétele, a határidők betartásának ellenőrzése, valamint az időbeli előrehaladás nyomon követése szempontjából előnyös.

Előny: a könnyű elkészíthetőség és az áttekinthetőség.
Hátrány: nem látod az elcsúszott tevékenységek hatását a későbbi teendőkre.

A diagram vízszintes tengelye egy megfelelő léptékű időskála. A grafikon előállításához a skála bal szélén felsoroljuk a projekt során elvégzendő tevékenységeket, azaz a tevékenységstruktúra valamennyi elemét. Ezután az időtartamok és a tevékenységek közötti kapcsolat alapján ábrázoljuk mindegyiket egy vízszintes vonallal úgy, hogy a vonal kezdete az időskálán a tervezett kezdési időpontja, a vonal hossza pedig megfelel a tevékenység időtartamának.

ütemterv - gantt-diagram

Gantt-diagramot egyszerűen lehet készíteni Excel-el is. A másik nagyszerű eszköz pedig a TeamGantt, amiben egy projektet ingyenesen készíthetsz el. 

Már a cikkben fentebb is említettem, hogy a Gantt-diagrammal a komplex és sok tevékenységből álló projektek esetében már nem képes megmutatni az összefüggéseket. Ezért ezt az ábrázolási módot egyszerűbb projekteknél érdemes használni vagy a Kritikus út módszer kiegészítéseként. 

Összefoglalás

Biztos vagyok benne, ha a cikkben szereplő lépéseket követed, akkor könnyebben kezdesz bele a következő projekted ütemtervének kialakításához. Ha van számodra bevált projektmenedzsment módszer, amivel sikerült hatékonyabbá tenni a projektjeid, de nem esett róla szó a cikkben, akkor írd meg nekünk kommentben!

Érdekel a véleményed!

Send this to a friend