Az adatszolgáltatási kötelezettség változni fog a közeljövőben. Mint ismert, 2 lépcsőben bővítik az adatszolgáltatásra kötelezettek körét. A jogszabályváltozás minden vállalkozást érinteni fog, újabb adminisztrációs feladatot adva az egyébként is túlterhelt vállalkozóknak. Több lehetőség is adott a teljesítésre. Manuálisan, minden számlát, egyesével, kézzel feltöltve is teljesíthető. Aki viszont nem szeretne ezzel foglalkozni, annak az adatszolgáltatás automatizálása lesz a járható út egy online számlázó program, pl. a Billingo használatával. Természetesen mindenki szabadon dönthet az adatszolgáltatás teljesítésének módjáról a vérmérséklete és felesleges szabadideje szerint. 

Legfontosabb tudnivalók az adatszolgáltatási kötelezettség 2020 bővítéséről

Jelenleg az adatszolgáltatásról szóló törvény a nettó 100 000 Ft-ot elérő vagy azt meghaladó áfatartalmú, belföldi adóalanyok részére kiállított számlákra vonatkozik. Ez változik meg 2 lépcsőben hamarosan. A jogszabályváltozás pedig az érintettek körét és az összeghatárt is érinti majd.

2020. július 1-től minden belföldi adóalany részére kiállított számlát be kell küldeni a NAV-nak. Nem számít tehát az sem, hogy áfamentes vagy éppen kisösszegű volt a számla.

Az adatszolgáltatást a kiállítást követő 4 naptári napon belül kell teljesíteni, ha az áthárított áfa összege az 500 000 Ft-ot nem éri el. Ez a szabály irányadó akkor is, ha a számlában áfát nem számítanak fel. Ha a számlában áthárított áfa az 500 000 forintot eléri vagy meghaladja, azt az elektronikus felületen a kiállítást követő napig kell rögzíteni. 

Adatszolgáltatásra kötelezett lesz tehát minden belföldi vállalkozás, legyen az belföldi cég, más belföldi szervezet, egyéni vállalkozó (katások és alanyi áfamentesek is) és egyéni vállalkozónak minősülő, adószámmal rendelkező magánszemély is.

A jogszabály 2021. január 1-től tovább bővül majd. Ekkor már a külföldi és belföldi magánszemélyek, külföldi adóalanyok és más külföldi szervezetek részére kiállított számlákat is fel kell tölteni a NAV Online Számla rendszerébe. 

Érdemes időben felkészülni az adatszolgáltatási kötelezettség bővülésére

Az adatszolgáltatási kötelezettséget minden esetben online, a NAV Online Számla rendszerén keresztül kell teljesíteni. Ehhez Online Számla regisztráció szükséges, amit az Ügyfélkapun belépve tehet meg a szervezet képviselője ill. magánszemély. De a regisztrációt a NAV-nál bejelentett, Ügyfélkapuval rendelkező állandó meghatalmazott is intézheti, pl. könyvelő.
Érdemes a regisztrációt minél előbb elkészíteni és kipróbálni, ismerkedni a rendszerrel, tesztelni a lehetőségeket, hogy élesben már minden simán működjön.

Akár 500 000 Ft is lehet a mulasztási bírság

Az adatszolgáltatási kötelezettség természetesen újabb adminisztrációt jelent majd a vállalkozások számára. Nem érdemes azonban halogatni a felkészülést. Fontos tudni ugyanis, hogy a számlák hibás, késedelmes vagy hiányos feltöltése magánszemélyek (pl. katás vállalkozások, egyéni vállalkozások és adószámos magánszemélyek) esetén 200 000 Ft, társas vállalkozások esetén akár 500 000 Ft is lehet, számlánként.

Az adatszolgáltatás több módon is teljesíthető

Az adatszolgáltatás történhet manuális vagy automatikus módon.

Manuális adatszolgáltatás

Az adatszolgáltatási kötelezettség manuálisan vagy automatikusan is teljesíthető. A kézi számlatömbből vagy online összekötéssel nem rendelkező számlázó programból kiállított számlák esetén az adatszolgáltatást számlánként, manuálisan kell megtenni. Azaz számla adatait egyesével kell rögzíteni a NAV Online Számla felületén.

Az adatszolgáltatást a cégvezető, a könyvelő vagy egy megbízott, külsős személy is intézheti. A legtöbb könyvelő nem, vagy csak extra díj fejében fogja vállalni azonban a feladatot. A legtöbben már most az online számlázás és az automatizált adatszolgáltatás felé terelik az ügyfeleiket. 

Automatikus adatszolgáltatás

Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének másik módja az automatizált adatbeküldés. Amikor is a számla kiállításának pillanatában, automatikusan kerülnek be az adatok a NAV rendszerébe.

Ehhez egy élő összekötést kell létrehozni a számlázó program (pl. Billingo) és a NAV Online Számla rendszere között. Ha az adatszolgáltatás sikeres volt, a Billingo online számlázóban azonnal megjelenik a visszajelzés erről, egy színes ikon formájában. Elég csak ezt ellenőrizni. Egyéb teendő nincs.

A NAV Online Számla és a számlázó program összekötéséhez értelemszerűen mindkettőhöz megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznünk. A folyamat egyébként néhány perc alatt elvégezhető. A Billingo blogjában segítségképpen képes útmutatót is találunk hozzá, ami lépésről lépésre mutatja be a teendőket.

Adatszolgáltatási kötelezettség

Majd a könyvelő megoldja? Nem fogja!

A vállalkozók – tévesen – azt gondolhatják, hogy az adatszolgáltatási kötelezettség 2020. július 1-től hatályba lépő módosulásai a könyvelőknek ad újabb feladatot. Pedig ez egyáltalán nincs így. 

A számla a gazdaságban érintett adóalanyhoz kapcsolódik. Az ő feladata kiállítani és az adatszolgáltatást elvégezni. Meg lehet ugyan bízni vele külsős személyt vagy céget (aki lehet pl. a könyvelő is), a könyvelők azonban várhatóan ezt nem, vagy csak extra díj fejében fogják vállalni. A kézi számlák feltöltése ugyanis nekik is értékes munkaórákat vesz el. Ráadásul a rövid határidő miatt a számlákat szinte azonnal továbbítani kell a könyvelőnek. Egy csütörtöki számla esetén pedig könnyen lehet, hogy akár hétvégén vagy ünnepnapon is a feltöltéssel kell majd foglalni. Ezt érthető okokból nem szeretnék vállalni.

A könyvelők éppen ezért az online számlázás és az automatizálás felé terelik az ügyfeleiket, ami egyúttal a saját munkájukat is megkönnyíti. Hiszen a számlaexportnak köszönhetően pillanatok alatt letölthetik a számlákat, amiket azonnal importálni is tudnak a könyvelő programjukba. 

Az online számlázással így nemcsak az adatszolgáltatási kötelezettség oldható meg, de az adatrögzítési feladatok automatizálásával munkaidő is felszabadul és a hibázási lehetőség is minimalizálható.

Online számlázó = kevesebb adminisztráció

Bár a modern megoldások egyre inkább terjednek, még mindig sokan számláznak kézi számlatömbbel. És dacára az extra adminisztrációnak, vannak, akik úgy gondolják, nem is szeretnének váltani. Ez persze nem tilos, kérdés, hogy érdemes-e ennyire ragaszkodni a kézi számlatömbhöz?

A törvény az adatszolgáltatási kötelezettség bővítését követően sem fogja tiltani vagy beszüntetni a kézi számlatömb használatát. Bármilyen, NAV által elfogadott eszközzel lehet számlát kiállítani. Sőt, akár egyszerre több számlázót is használhatunk. Arra azonban figyelni kell, hogy minden, adott vállalkozás által kiállított számla teljesen egyedi sorszámot kapjon.

Az újdonságtól való félelem, a kézi számlák – valós vagy vélt – kényelme, a megszokás, a számítógépes programoktól való ódzkodás, de akár a kézi számlatömbök visszadátumozhatósága vagy olcsónak vélt ára is állhat a halogatás hátterében. Pedig az adatszolgáltatásra képes számlázókkal egyszerre több adminisztrációs tehertől is megszabadulhatunk, és akár teljesen ingyenes megoldások is elérhetők (a Billingóban is). 

A Billingo online számlázóval nemcsak a számla kiállítása lesz gyorsabb, de

  • az unalmas, időrabló postai sorbanállást is e-mailekre cserélhetjük,
    – a NAV Online Számla rendszerével összekötésben a kötelező adatszolgáltatás is automatizálható, 
  • a számlákat e-mailben, egyetlen fájlként tudjuk küldeni a könyvelőnek, 
  • automatikus fizetési emlékeztetőket is küldhetünk, 
  • néhány kattintással pedig a vállalkozás pénzügyi helyzete is azonnal ellenőrizhető, 
  • bármikor kontrollálható a kata keret pillanatnyi állása,
  • nincs több felesleges telefonhívás és bonyolult Excel táblázat, 
  • a vállalkozás minden pénzügyi adata pillanatok alatt elérhető, a mobilunkon.

Persze nem minden vevőnek lehet e-mailben küldeni a számlákat. Ezért sok szakember, terepen dolgozó szakértő gondolhatja, hogy a Billingo nekik nem lehet alternatíva. A program fejlesztői azonban már dolgoznak a mini mobilnyomtató csatlakoztatási lehetőségein. Így hamarosan bárhol nyomtathatunk billingós számlát, és nem kell lemondani az automatizált adatszolgáltatás kényelméről sem.

Neked mennyi szabadidőd van?

Az adminisztrációval a legnagyobb probléma, hogy elképesztő tempóban viszi az időt. Kötelező megcsinálni, mert a jogszabályok előírják, hiányában bírságot kockáztatunk. A legrosszabb az egészben, hogy hiába töltünk vele órákat, egy forint bevételt sem generál a vállalkozásnak. 

Vállalkozóként ezért fel kell tennünk magunknak a kérdést: mi a fontosabb, a régi, megszokott megoldások, még ha több időt és erőforrást is igényelnek vagy a szabadidőnk, amit a vállalkozás fejlesztésére, a bevételek növelésére vagy akár a kedvtelésünkre is fordíthatunk? 

6 hónap Premium számlázás ingyen a Billingo jóvoltából

A választ mindenki maga tudja, de ha Te inkább a gyorsabb, automatizált számlázást választanád, akkor most mindenképpen érdemes a Billingót választanod. A Billingo Támogatásoknak köszönhetően 6 hónapig ingyen használható a számlázó legnagyobb, minden funkciót tartalmazó verziója. A támogatott időszak után pedig akár az ingyenes verzióval is számlázhatunk tovább. 

A Billingo Támogatások minden vállalkozás számára elérhetők, itt tudod kiválasztani a számodra leginkább megfelelőt. 

Érdemes minél előbb online számlázóra váltani

A fentieket összefoglalva megállapítható tehát, hogy aki nem szeretné az értékes idejét az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésével tölteni, annak érdemes minél előbb az online számlázásra váltani. Így a törvényváltozás hatályba lépésekor már gördülékenyen, hibamentesen működhet a folyamat. 

A szakmai vendégcikk írója Sárospataki Albert, a Billingo ügyvezetője.

Érdekel a véleményed!

Előző cikkStartup vállalkozás – Mire kell figyelned ügyvezetőként
Farkas Dezső
Farkas Dezső a Cégjelző Kft. ügyvezetője, a Jövőt Építők Generációja Egyesület elnöke, valamint a Global Shapers Budapest Hub kurátora. Beválasztották az 50 tehetséges magyar fiatal közé. Templeton Fellow. Két TEDx előadás fűződik a nevéhez. Az ASEF Young Leaders Summit kiválasztottja Luxemburgban, valamint a Youth Leaders Forum alumnija. Köztársasági ösztöndíjasként végzett a Budapesti Corvinus Egyetem pénzügy mesterszakán. A Pro Nobilitas ösztöndíj alapítója. Több, mint 5 éve dolgozik a céginformáció területén. Szabadidejében szívesen foglalkozik oktatással, a fiatalok képzésével, fintech megoldásokkal és a legújabb, modern technológiákkal.